メールの学校

仕事の仕方も営業のテクニックも吸収して、更に上を目指して転職する方が増えていますね。

でもメールの書き方は教わらずに、吸収できずに、知らないまま、新しい会社に入ってしまったり独立してしまったり。

誰も教えてくれなかったからとばかり言っていられません。このブログで勉強してチャンスを逃さないで頑張ってくださいね♪

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メールを書く時、毎回同じ感覚で書き始めては減点です。

電話をしても、子供が出た時の話し方と、お爺さんが出た時の話し方が違うように、メールでも相手によって変わってくるのです。

とはいえ、相手を判断できるのもメールの文章だけ。こちらのメーススキルが試されます。

ポイントは相手のメール！
読みにくいメールや、文章が行ったり来たりのメール。
そういうメールを書く方は自分のメールを読み直していない証拠です。もちろんこちらのメールも丁寧には読んで下さいません。

と言うことは・・・
簡単に、完結に、内容によっては箇条書きなども混ぜながら書く必要があります。とにかく分かりやすく。

読んで貰えずに更に質問のメールが帰ってきたり、結局電話がかかってしてしまったらあなたのメールが失敗だった証拠。相手のメールもよく噛み砕きましょう。

【メールの書き方】広げたいと思います。ランキングご協力下さい

さて、初めての放課後ネタです

メールを素敵に書けるようになると嬉しいのは仕事中だけではありません(^.^)
メールが素敵に書ければブログの文章だってコメントだって素敵に書けますし。プライベートで素敵なメールを書くことも可能になるのです。

私のオススメはネットナンパ
と言っても迷惑なナンパはダメですよ～！
しかも専ら私は女性をナンパしています。

例えば・・・
雑誌でバイタリティ溢れるパワフルな経営者の記事を発見してビビッと来たら、毎日コツコツブログをチェック。今までの思いをメール！無事マイミクに(^^)v
趣味の伝わるネイリストを探してネットを彷徨っていたら、行動範囲がかぶっているネイリストさんの日記発見！早速友達になって～メール(^^)vご近所さんだから友達の家に遊びに行く感覚でネイルサロン。
コスメ情報を検索していて見つけたブログにカワイイわんちゃん♪趣味も合うし、共有したい情報は溢れているし絶対に友達になりたい素敵な女性！コメントから始めてついにはダブルデート＼(^_^)／

大人になってからの友達は自分で見つけるもの♪
インターネットが有ればどこにでも気の合う友達がいっぱい居るのです。そして、上手くお友達に成れるかどうかはメールテクニック次第。仕事で腕を磨いて楽しいプライベートをおくりましょう。

ＷＥＢメールやフリーメールをお使いの方に多い、題名が無いメール。

ウイルスと間違われて読んで貰えないことも有りますし、題名を書き忘れるソフトであれば改善した方が良さそうです。


題名の無いメールを受け取ったときには、そのまま返信して題名が
Re:
では自分も同じ事になってしまいます。
○○の件
○○について
と適切な題名をつけて返信して下さい。

題名もキチンとチェックして、丁寧なメールを心がけましょう。

間違い電話のメール版、間違いメール。

電話の場合、『何番にお掛けでしょうか？』と聞かれたら「間違えました申し訳ありません」とか何か言ってから電話を切りますよね。ガチャ！っと切ってしまう方もいらっしゃるかも知れませんが、相手の気持ちに立って考えたいものです。

そのメール版。
そういう方に限って、「急いでいるので早めにご返信ください」とか、何度も「【催促】」とメールを送ってきたりとか。宛先を間違えるほど気を使っていない方ですから、内容も目を覆いたくなる事が多いのです。
でも気を取り直して“人の振り見て我が振り直せ”（これメールの基本です）丁寧な言い回しでご案内しましょう。

例文をいくつか参考に：

▽宛名が無く、はっきりとは宛先が分からない場合
弊社はディーシーエヌ株式会社 (http://www.dcn.ad.jp)でございますが
○○様 (ＨＰ)宛の御連絡につきまして弊社へ御連絡を頂戴する事がございます。
お手数をお掛けいたしますが、ご連絡先を御確認頂ければ幸いです。

▽宛名が書いてあり、宛先が判断できる場合
下記のご連絡を頂戴致しましたが、ご連絡先違いかと存じます。
弊社はhttp://www.dcn.ad.jpにて電気通信事業を営んでおりますが
ご連絡先となっております○○様は、検索サイトで検索致しました所
URLが (ＨＰ)では無かろうかと思います。
お手数ではございますが、ご確認下さい。

問題はこうして返信をした後。
無言の場合が多いのです。理解していただけず更に逆ギレメールが来ることも(^^ゞ

そんな時にはこの文章
弊社は○○株式会社様と、一切関連がございませんので、
サービス提供事業者様にお問い合わせ頂きますようお願い申し上げます。

間違える事は誰にでもあります。その前に強い口調でメールを書いてしまったのであればなおさら、一言メールを入れたいものです。

反面教師にしましょ。
中には丁寧なメールを下さる方もいらっしゃいます。メールでもステキな人になりたいですね。

相手の名前を間違える方、結構いらっしゃいます。
言葉で聞いたことが無いので、目にした瞬間に間違えてしまうと間違えたまま覚えてしまうようで、毎回間違えて書いていらっしゃいます(^◇^;)

例えば私、近田の場合は、
近藤様
と始まるメールが多々来ます・・・。
ＤＣＮ代表、鎌倉の場合には、
鎌田様、、、。

先ず、メールの本文に相手のお名前を書く必要はありません。これはメールが個人宛のお手紙であり本人に届くという観点からです。
会社の代表メールアドレスに担当者様宛のメールを送る場合や、ＣＣやＢＣＣも入れて送るメールのＴＯの方の名前を書く場合は一番始めに相手のお名前を書きましょう。その際も、余り知らない間柄で間違えてしまいそうだったり漢字が不安な場合には相手のメールからコピーして来るなど注意してください。

メールに限らず、お名前を間違えてしまうのはとても失礼な事。失敗は未然に防ぎましょう。

メールは手紙と電話の中間。でも後から読み直せるという点では手紙に近いのです。何度も繰り返し読み返せます。言いっぱなし・聞きっぱなしにしている電話と同レベルで言葉を選んでいない方は、ここで少し立ち止まってください。

電話では、その場で聞き流して貰えるセリフでも、メールではそうはいきません。
読めば読むほどイヤな気持ちになりますし、返信するときにもその部分を繰り返し目にします。この余計なことは書かないはシンプルですがコミュニケーションを助けてくれるのです。

では余計なこととは？
個人的な言い訳や、他と比べたセリフです。

“家賃にお金が掛かるので未払いの料金は払えません”“隣のレストランに行ったら美味しかったので、明日の予約をキャンセルしてください”こういうメールは書かないようにしたいものです。

こういうメールを受け取ってしまったときの防衛策：

プロバイダには毎日と言って良いほどお見せしたいメールが届きます（＾◇＾；）そんな時は、直ぐに返事を考えず深呼吸。少し時間をおいてから返信用にメール作成を始めます。その時、先ず！引用する頂いたメールをスッキリさっぱりカット！余計な部分は消してお答えしたい部分だけを残して書いていきます。少しの工夫で精神的には楽になりますよお試しあれ。

逆に、御本人にも読んで欲しい文章が書いてある場合には、ワザと残します。このテクニックはまた今度。