電話をかける前に、言うことを考えたりメモしたりするのと同じように、メールも予め伝えたい内容をまとめてから書くのがオススメです。
・何を言うか
・どんな順番で言うか
・何を伝えたいか
・やらなくちゃいけないことは何か
それぞれ明らかにしてから書くとまとめやすくなります。
追伸メールを後から後から書くような失敗も防止できます♪
難しい内容になればなるほどチョットしたポイントが重要になってきますネ
私はよくパソコンの前から離れて、お風呂の中とか移動中に考えています（笑）
皆さんもステキなメールライフを～
今回は、慣れてるな～と思って頂けるメールを書くコツを伝授！
それは・・・
一行目を空けること！
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お世話になっております。ＤＣＮの近田です。
と書き始めるのではなく
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お世話になっております。ＤＣＮの近田です。
と書き始めるという事です。
この一行だけで雰囲気が変わりますよ～お試し下さい♪
相手の方の名前を書く場合には一行目を使っても大丈夫。その形でキレイに見えます。
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鈴木様
お世話になっております。ＤＣＮの近田です。
より
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鈴木様
お世話になっております。ＤＣＮの近田です。
と書く方が間がキレイというワケです。
ちょっとの工夫で違ってくるのがメールの面白さ。今日受け取ったメールはどうでしたか？
ただ、携帯宛にメールをするときには一行目に何も書いていないと下を見て貰えないことが有るので余りオススメしません。臨機応変、何事にも大切ですね～(*^_^*)
今日は、ちょっと難しいポイント。
文章を自分の事として書く。
そうすると相手にイヤな気分を与えない。
この点を少し考えてみましょう。
・私には、分かり難かったです。
・分かり難い文章でした。
どちらが言われてイヤな気分になるでしょうか。
本当に細かくて難しい部分ですけれど、ここまで考えてメールを書けるようになれば素敵ですね。
絶対に間違っていないと思って強く書いちゃったこと有りませんか？
例えばウイルスソフトが期限切れでメールが使えないようになってしまっているのに、インターネットが繋がらない！と携帯からメールを下さったり・・・。ISPに居ると色々有ります(^_^;)
本当に自分が間違っていない事でも、ワザワザ相手の間違いを責める必要有りませんよね。良い人間関係を築いて行こうと思っていらっしゃる方ならきっとお分かりのはず。
・お教え頂けると助かります。
など柔らかく聞いてみるクセをつけましょう。相手が間違っていれば、ごめんなさいとメールが届くはずです。お互い気がつければ十分ですよね。
ちょっとした心遣いで気分の良いインターネットを。
御本人にも読み直して欲しい文章が書いてある場合には、ワザと引用で残します。
今回は、このテクニック。
今日届いたメールはこの一行・・・・。
> お伺います？
ううむ、どうしたいのか不明です(^◇^;)
先ず、文字が抜けてしまっている時点で、ちゃんと読み直さない方と分かります。つまりこちらからのメールも分かりやすく書かなければちゃんと読んで貰うことは不可能です。
次ぎに、短いメールの特徴として、電話をかけて欲しいという訴えがあります。しかし、今回は電話番号も書いていないので返信でOKのようです。
さて、みなさんだったら何という返信にしますか？
---私の答え↓なんて言ったのか思いだして貰うために引用引用
お問い合せ頂きましてありがとうございます。ＤＣＮサポートセンターです。
> お伺います？
具体的にご質問をお知らせ頂きますと、ご案内可能かと存じます。
お手数をお掛け致しますが、御連絡下さいますようお願い申し上げます。
何卒、宜しくお願い致します。
---
結構苦労してるでしょ(^_-)
さて、上級者コース第一弾(^0_0^)
余計なことは書かないメールコミュニケーション術をお話ししましたが、その中でも良くあるパターン
「ホームページを見てもわかりませんでした」
だから、教えてくださいというメールですが、果たしてこの文章を書かなくては伝わらないでしょうか。
ホームページに書いてあって見つけられなかったのであれば・・・
ホームページを読んでくれれば良いのにと思われるでしょうし、実際にメールで説明する手間を増やしてしまいます。
ホームページに書いていなかったのであれば・・・
このメールを受け取ったら［ごめんなさい］という悲しい気持ちにさせてしまいます。
言われた側が、見にくかったかな？分かり難いのかな？書いていなかったから書かなくちゃと勉強することは必要ですが、自ら酷いメール・悲しませるメールを書いては素敵なコミュニケーションを遠ざけるばかりです。
言わなくて良いことは言わず、しっかりホームページを拝見した上で、『お手数をお掛け致しますが、○○についてお教え下さい』と申し出てみましょう。相手の気持ちもまっすぐに伝わってくるはずです。
今日は132位、先ずは100位を目指して頑張ります
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