例えば電話で間違ったことを伝えてしまった場合。違った～と思って掛け直すので分かりやすいのですが。
メールの場合には、次ぎに「間違えました」というメールが来るだけ。
だから全てのメールを読み終わる前に返事をしてはいけないのです。
「Aです」
「間違えましたBです」
と2通メールが来ているのに、
「Aです」だけを読んで
『間違ってますよ。』と言ってしまっては・・・
「さっき訂正させて頂いたのですが～」と言われちゃいますネ。
受信箱とフォルダーを上手く使い分けて、“全部読んでから返事”という形をマスターして下さい♪
メールの上達には、ひたすらメールを書くのが大事！
でも一方的にメールを書く練習をしていても始まりませんから相手が必要です。
そこで、助かるのがヤフーオークション。
ヤフオクではお仕事でメールをお使いの方以外からもメールを頂く事が出て来ますし、場合によっては携帯メールしか使ったことが無い方や、知らない人とのメールは始めてという方まで様々です。
それぞれの方から色々なメールを頂くことで、切り返しや、相手に伝える方法、コミュニケーションのスムーズな作り方など都度勉強になることが沢山。
（パソコンのパーツやネットワーク機器の売買は余り役に立ちません(^^ゞ皆さんメールに慣れていらっしゃるので(^.^)）
DCNでもメールの研修に多いに利用しています。
返信メールを一通一通添削！
これがメール上達の鍵になります。
添削係が見あたらなければお申し付けくださいね（笑）
メールは、電話と手紙の中間。
手紙は本文以外に封筒やハガキの差出人欄で名乗っているから良いのですが、電話の時には先ず名乗りますよね。
メールも同じ。封筒を開ける時のようにヘッダー情報を隅から隅まで確認してから本文を読む訳では無いので、遅くても2行目までに名前を名乗りましょう。
本題の後で名乗られても、内容を把握し難い物です。先ず名前！実践してください。
私の書き出しは！
お世話になっております。ＤＣＮの近田です。
#メールの最初に書くこういう文章は単語登録しておくと便利です(^_-)
メールを書く時、毎回同じ感覚で書き始めては減点です。
電話をしても、子供が出た時の話し方と、お爺さんが出た時の話し方が違うように、メールでも相手によって変わってくるのです。
とはいえ、相手を判断できるのもメールの文章だけ。こちらのメーススキルが試されます。
ポイントは相手のメール！
読みにくいメールや、文章が行ったり来たりのメール。
そういうメールを書く方は自分のメールを読み直していない証拠です。もちろんこちらのメールも丁寧には読んで下さいません。
と言うことは・・・
簡単に、完結に、内容によっては箇条書きなども混ぜながら書く必要があります。とにかく分かりやすく。
読んで貰えずに更に質問のメールが帰ってきたり、結局電話がかかってしてしまったらあなたのメールが失敗だった証拠。相手のメールもよく噛み砕きましょう。
ＷＥＢメールやフリーメールをお使いの方に多い、題名が無いメール。
ウイルスと間違われて読んで貰えないことも有りますし、題名を書き忘れるソフトであれば改善した方が良さそうです。
題名の無いメールを受け取ったときには、そのまま返信して題名が
Re:
では自分も同じ事になってしまいます。
○○の件
○○について
と適切な題名をつけて返信して下さい。
題名もキチンとチェックして、丁寧なメールを心がけましょう。
間違い電話のメール版、間違いメール。
電話の場合、『何番にお掛けでしょうか？』と聞かれたら「間違えました申し訳ありません」とか何か言ってから電話を切りますよね。ガチャ！っと切ってしまう方もいらっしゃるかも知れませんが、相手の気持ちに立って考えたいものです。
そのメール版。
そういう方に限って、「急いでいるので早めにご返信ください」とか、何度も「【催促】」とメールを送ってきたりとか。宛先を間違えるほど気を使っていない方ですから、内容も目を覆いたくなる事が多いのです。
でも気を取り直して“人の振り見て我が振り直せ”（これメールの基本です）丁寧な言い回しでご案内しましょう。
例文をいくつか参考に：
▽宛名が無く、はっきりとは宛先が分からない場合
弊社はディーシーエヌ株式会社 (http://www.dcn.ad.jp)でございますが
○○様 (ＨＰ)宛の御連絡につきまして弊社へ御連絡を頂戴する事がございます。
お手数をお掛けいたしますが、ご連絡先を御確認頂ければ幸いです。
▽宛名が書いてあり、宛先が判断できる場合
下記のご連絡を頂戴致しましたが、ご連絡先違いかと存じます。
弊社はhttp://www.dcn.ad.jpにて電気通信事業を営んでおりますが
ご連絡先となっております○○様は、検索サイトで検索致しました所
URLが (ＨＰ)では無かろうかと思います。
お手数ではございますが、ご確認下さい。
問題はこうして返信をした後。
無言の場合が多いのです。理解していただけず更に逆ギレメールが来ることも(^^ゞ
そんな時にはこの文章
弊社は○○株式会社様と、一切関連がございませんので、
サービス提供事業者様にお問い合わせ頂きますようお願い申し上げます。
間違える事は誰にでもあります。その前に強い口調でメールを書いてしまったのであればなおさら、一言メールを入れたいものです。
反面教師にしましょ。
中には丁寧なメールを下さる方もいらっしゃいます。メールでもステキな人になりたいですね。
相手の名前を間違える方、結構いらっしゃいます。
言葉で聞いたことが無いので、目にした瞬間に間違えてしまうと間違えたまま覚えてしまうようで、毎回間違えて書いていらっしゃいます(^◇^;)
例えば私、近田の場合は、
近藤様
と始まるメールが多々来ます・・・。
ＤＣＮ代表、鎌倉の場合には、
鎌田様、、、。
先ず、メールの本文に相手のお名前を書く必要はありません。これはメールが個人宛のお手紙であり本人に届くという観点からです。
会社の代表メールアドレスに担当者様宛のメールを送る場合や、ＣＣやＢＣＣも入れて送るメールのＴＯの方の名前を書く場合は一番始めに相手のお名前を書きましょう。その際も、余り知らない間柄で間違えてしまいそうだったり漢字が不安な場合には相手のメールからコピーして来るなど注意してください。
メールに限らず、お名前を間違えてしまうのはとても失礼な事。失敗は未然に防ぎましょう。
メールは手紙と電話の中間。でも後から読み直せるという点では手紙に近いのです。何度も繰り返し読み返せます。言いっぱなし・聞きっぱなしにしている電話と同レベルで言葉を選んでいない方は、ここで少し立ち止まってください。
電話では、その場で聞き流して貰えるセリフでも、メールではそうはいきません。
読めば読むほどイヤな気持ちになりますし、返信するときにもその部分を繰り返し目にします。この余計なことは書かないはシンプルですがコミュニケーションを助けてくれるのです。
では余計なこととは？
個人的な言い訳や、他と比べたセリフです。
“家賃にお金が掛かるので未払いの料金は払えません”“隣のレストランに行ったら美味しかったので、明日の予約をキャンセルしてください”こういうメールは書かないようにしたいものです。
こういうメールを受け取ってしまったときの防衛策：
プロバイダには毎日と言って良いほどお見せしたいメールが届きます（＾◇＾；）そんな時は、直ぐに返事を考えず深呼吸。少し時間をおいてから返信用にメール作成を始めます。その時、先ず！引用する頂いたメールをスッキリさっぱりカット！余計な部分は消してお答えしたい部分だけを残して書いていきます。少しの工夫で精神的には楽になりますよお試しあれ。
逆に、御本人にも読んで欲しい文章が書いてある場合には、ワザと残します。このテクニックはまた今度。
前回は、『人の振り見て我が振り直せ』がメール達人への道とお話ししました。意識を変える事、できていますか？
インターネットは相手を束縛しません。
相手が寝ていても、忙しい時でも、こちらから発信しておくことが出来る、そこが電話と違う、新しいコミュニケーションツールとなった所以です。
しかしそれ以上に変わりはありません。
メールを受け取る相手は、電話で喋る相手と同じ・・・。メールを書く際には、メールを受け取るのはロボットではなく人間なんだともう一度思い出して下さい。
私が勝手に師匠と呼んでいるコラムニストの方にお聞きした所、最低でも１０回は文章を読み直すそうです。私も毎回１０回とはいきませんが、最低でも３回は読み直して送信ボタンを押すようにしています。
夜書いた手紙は、朝読み直すと恥ずかしい(*^^*)
そんな感覚で一度読み直してみると・・・ここは伝わりにくいかな？ここは柔らかくできるかな？と素敵な文章に仕上がるのでは無いでしょうか。
#夜書いた手紙も書き直した方が良かったんですね。机にしまっておいて正解・・・
お互いに読みながら書いていくには、相手の文章を引用してメールを書く方が良いそうです。全文引用はしないのがネチケットですが、部分引用はお互いに分かりやすい話が出来てオススメです。
内容や読解が難しいメールはなおさら、一文ずつ引用した後ろに一文ずつ解答を付けていきます。
国語の教科書に、ペンで“丸”とか“ライン”を付けたような感じですね。
最後に、難しい文章は声を出して読んでみて下さい。
“どこまでも続く文章”や“繰り返し”を防げます。舌を噛みそうになったら再度変更を。
すぐに相手に届くインターネットだからこそ、快適に利用したいですよね。ちょっとした気遣いで楽しいインターネット生活を！
普段は毒舌なワケでも、冷たいタイプなワケでも無いのに、メールだと語尾が強く感じて怒っているのかと思ってしまう文章を書く方、いらっしゃいますよね。
自分が書いたメールをよく読み
人から貰ったメールもよく読み
まさしく『人の振り見て我が振り直せ』がメールの達人への道です。
どうして強く感じてしまうのか、どうして分かり難いのか、又は逆にどうして読みやすかったのか。一つ一つのメールが宝物。ただ単に内容だけを読む事は今日で終わりにしてメールという芸術に目を向けてみて下さい。
さて、ステキなメールを書くにはいくつかポイントがあります。
今日はハテナについて。
毎日顔をあわせているような仲であれば問題ありませんが、そうではない相手にメールをする場合。得にビジネスで社外に向けてメールをしている場合を考えて下さい。
・したいのですが？
・どうなったでしょうか？
・どうしてでしょうか？
・どうすればいいですか？
このように抜き出してみるとネチケットと言うより尊敬語・謙譲語・丁寧語の問題のような気もしますがハテナを書かずに済む文章にしようという心がけだけでこのような文章を防ぐ事が出来ます。
・したいのですがお教え頂けますでしょうか。
・その後、どのような状態になっておりますでしょうか。
・そのようになっている原因についてお教え頂けると助かります。
・どのようにしたら宜しいでしょうか。
はてなを書きたくなったらそこが要注意箇所です。
恐い人・強い人・メールだと冷たい、そんな風に思われてしまう前にチェックしてみて下さい。
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