メールの学校

いつまでも“こちらこそ”“こちらこそ”“こちらこそ”と続ける必要はありませんが、最初のメールへの返信、又返信を頂いた事への返信くらいまでは返事をするように心がけて下さい。
誰だって、気持ちよくコミュニケーションしたいもの。無視は良くありませんよね。
#spamは別ですが。

さて、そのお返事、なかなか書かない方もいらっしゃいますが、、、インターネットは２４時間動き続けていますし、お手紙のように便せんを買ってこなくてはお返事が書けないといった事もありません。
得に仕事では【その日の内に返信】を心がけましょう。
私は、次の日には相手の方がその件で動けるように、遅くても［寝るまでには返信］を心がけています。

又、聞きっぱなし、言いっぱなしのメールもよく目にします。
メールは電話と手紙の中間。
この場合にはどっちと一緒にしたら‘良いコミュニケーション’かな？と考えるとステキなコミュニケーションが続けられると思います。

例えば、電話で何かを尋ねたら・・・
そのまま無言で電話を切りますか？
何か一言、分かったのか分からないのか、という事でも何か一言を言いますよね。
それと同じ。何かを聞いたら、分かりましたでも分からないので勉強してみますでも、次の一言が言える人でありたい物です。

皆さんは返信出来ていますか。

仕事柄自分が寂しい思いをする事も多いので、常に一言を心がけるようにしています。例えばインターネット通販で何かを購入する時にも備考欄に『宜しくお願い致します』と一言。
インターネットを通じていても人と人とのコミュニケーションで有る事を忘れないようにしていきたいものです。

件名（題名）は分かりやすい物にしましょう。

メールを受け取った方が最初に読む部分だからという事もありますが、後でまとめて返事を書く際にメールを探し出しやすく、又、検索をした際にその部分を見て判断出来るように、考えてつけた件名が親切です。

逆にメールを受け取った時点では意外と読まないのが件名欄。
件名から繋げるように文章を書き始めると相手に伝わり難くなります。件名に書いた内容も再度本文に書くように心がけて下さい。

受け取ったメールの件名はなるべく変更せずに返信しましょう。
どのメールに返事が来たのかが分かりやすくなります。

▼悪い件名
【ご連絡ありがとうございます】
【お見積書】
→誰から何についてのメールが来たのか不明です。メールアドレスや本文を見なくても内容が分かる件名にしましょう。
【○○です】
→お名前を件名とされるパターンです。題名から内容が把握出来ず緊急度が不明で、検索する際にも分かり難くなります。

▼良い件名
【○○お打ち合わせについて】
【○○についてお教え下さい】
【２２日○○申し込みの件】
→このように、内容が判断出来る件名を心がけるとメールコミュニケーションがスムーズになります。

お名前が題名になっている場合や、こんにちは等挨拶が件名になっている場合には、返信時に分かりやすい件名に変更した方が分かりやすい場合もあります。

今日受け取ったメールを見ながら早速件名をチェックしてみて下さい

署名は、シグネチャ (signature) とも呼ばれています。メール本文の最後につける、名前や連絡先などの部分の事。通常メールソフトに予め保存しておき自動で付加されるように設定して利用します。

会社で気をつけたいのは内容と形式の２点

頂くメールには署名が無い場合も多々ありますが、送信者のメールアドレスを見ただけでは何方か判断出来ない場合も多く、不安材料となります。自分からイメージを悪くして損をしてしまわないように署名をつけましょう。

署名の中には、
会社のメールアドレスなのにURLが書いていなかったり。
メールアドレスの記載が無かったり。
そもそもお名前が書いていなかったり。
といった物が目立ちます。

営業マンの署名にURLが書いていないのではアピール不足ですし、送信者のメールアドレスはヘッダー情報に有るからとメールアドレスを書かないのでは返信以外のタイミングでメールを貰う際に一手間かけさせてしまいます。

署名は相手の為の物。自分だったら受け取ったメールに書いてあれば便利だなと思う内容は書くようにしましょう。

私が普段一番使っている署名はこちら
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         ディーシーエヌ 株式会社 : D.C.N. Corporation
       近田 恵美 / Emi Chikada / Chief Operating Officer   
       E-Mail : chikada@dcn.jp / URL : http://www.dcn.jp
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郵送物をお願いしたり、訪問頂くお願いをしたりすることは余り無いので住所は書いていません。インターネット業界の方には住所を入れていない方が多いかもしれませんね。
また、私は一番連絡がつきやすい方法がメールであり、電話を頂いても出られない事が多いので記載していません。

一番連絡がつきやすい方法は携帯への電話という方はその番号、急ぎの場合は携帯のメールへ連絡が欲しい場合はその旨なども書いておくとコミュニケーションがスムーズです。受信したメールを見ながらご自分の署名をもう一度見直してみて下さい。

２点目に見直して頂きたいのは形式、デザインです。
同じ会社の方からメールを頂いても、それぞれ違う形の署名という事があります。でも、名刺は同じデザインの物をお使いですよね。メールの署名もそれと同じ。ぱっと見て同じ形であれば、“あ～あの方と同じ会社の方なんだな”と分かりますが、別々の名刺を出されてしまうとイメージが違ってしまいます。

そこで、全社統一ではなくとも、部署毎には同じデザインの署名を使ったりと、バラバラに決めてしまっている状態は改善しましょう。名刺と同じだからという言い方なら皆さん納得して下さると思いますよ。

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署名はただつければ良い物では無いと言う事お分かり頂けましたでしょうか。

座右の銘やキャッチコピー、ニュースリリースなどアピールしたい事も入れる場合がありますが、本文よりも長い文章になってしまったり、同じ方に何度も同じニュースを送り続けてしまわないように細やかな心遣いを忘れずに♪

自分も迷惑をかけない為に“spam”を知りましょう

spam（スパム）とは、迷惑メールの総称です。
迷惑メールの「spam」と「SPAM」は意味が異なる事をご存じですか？
(小文字と大文字がその違いです。)

「SPAM」はお肉の缶詰の事です。
つまり
「SPAMが多くて困っています」ではなく
「spamが多くて困っています」が正しい表現となります。

「本物のSPAM」を試してみたいというチャレンジャーへSPAM講座---
一番ポピュラーなSPAMはこの商品です↓（とにかく塩辛い）

こちらのうす塩：低脂肪低塩タイプくらいがお薦めです↓

減塩もお薦め↓

スパムウイズ チーズ是非挑戦してみたいです・・・

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インターネット業界で問題となっているのは、
そもそも海外から送信されたり、外国語だったりと解決策のないspamではなく『spamが迷惑だ！』とプロバイダ等に連絡をしてしまう“二次迷惑メール”です。

メールは郵便と同じシステムです。そして、spamはダイレクトメールです。ダイレクトメールが届いたと郵便局に文句を言う人はいないと思うのですが(いらっしゃるのかも・・・)、このメールの問題では、それを理解して貰う事ができず頭を抱えています。

企業としては、一担当者が間違ったクレームを出してしまわないように社内で十分理解を深めたいものです。

皆さんの会社では大丈夫ですか？

メールを使うようになればウイルスも到着します。
そこで、ウイルスにかからないだけじゃなく、ウイルスによって迷惑をかけない為のポイントをご紹介します。

☆ ウイルスに感染しない為の５ポイント！

１．ウイルススキャンソフトを信用しない。　
→「私はウイルススキャンソフトを利用しているから大丈夫」という過信は禁物です。ウイルスは、常に進化し、形を変えています。いくら最新のパターンデータを持っても未知のウイルスは検出できません。ウイルススキャンソフトはほとんど効果が無いと思って自己防衛する事が大切です。

２．ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ以外のメールソフトを利用する。
→OutlookExpressを利用しない事により、自動的に感染する事を避ける事ができたり、アドレス帳を悪用してメールを送信するウイルスの悪行を防止できる場合があります。特別な事情が無い限りOutlookExpress以外のメールソフトを利用したほうが比較的安全と言えます。
『メールの学校』では、Becky! Internet Mailを推奨しています。

３．メールが届いても安易に添付ファイルを開かない。
→知らない発信元からメールが届いた場合、しかもそのメールに添付ファイルが付いている場合はかなりの高確率でそれはコンピュータウイルスです。

４．ＯＳやブラウザに新しいパッチを必ず当てる。
→ＯＳやブラウザには多かれ少なかれ、セキュリティホールが発見されます。そういったセキュリティーホールを放っておくと、ホームページを見ただけでウイルスに感染するケースもあります。ＷｉｎｄｏｗｓＵｐｄａｔｅ等を利用し、ＯＳとブラウザは安全性が確認されたバージョンをお使い下さい。（必ずしも最新版だから安全とも限りません。）

５．ファイアーウォールはウイルスを防げません。
→「会社はファイアーウォールが導入されているから大丈夫」と思う心が一番危険です。特殊な機能が付いている物でない限り、ファイアーウォールではウイルスの感染を防げません。


メールは郵便と同じです！
発信者を偽装してポストに入れる事も出来ますし、旅行先のポストで手紙を投函する事も出来ます。また、知らない人にでも、適当に送れば出せますしポスティングすることも可能です。

fromアドレスが送信者ではないウイルスが殆どです。
ウイルススキャンソフトをパソコンに入れていらっしゃったり、サーバー側にウイルススキャン等の設定がされている場合、fromアドレスに対して注意を促すメールが行ってしまうことがあります。設定を見直して、関係の無い方へ迷惑がかからないよう十分注意しましょう。

メールソフトのインストールについて前回お話ししました。

メールソフトのインストール後に、設定の段階で始められるネチケットがあります。
～ネチケット最初の一歩～

ホームページを見るようにグラフィカルに表示されたり、音声なども貼り付けられる『ＨＴＭＬメール』。これは、相手のメールソフトが対応していないかもしれないという事で、ネチケットとしては基本的に利用しない事となっています。

メールソフトを『ＨＴＭＬメール』が読めるように設定していては、ウイルスに感染する確率も高くなります。
ＤＣＮでオススメしているメールソフトBecky! Internet Mailでは、初期設定で『ＨＴＭＬメール』をＨＴＭＬメールとして開いてしまわない設定になっているので安心。

お互いに了承して利用する場合を除き、『ＨＴＭＬメール』は送る事も読む事もしないようにしましょう。

『ＨＴＭＬメール』を送っていては、名刺を持ってこないビジネスマンと同じに見られます(^^ゞご利用のメールソフトの設定、一度見直してみて下さい。

新入社員がメールを利用する為に先ず実施する事といえば・・・
メールアドレスを作る事。
名刺の用意に併せて準備される企業様も多いですね。

メールアドレスはどのようなアカウント（@より左側）が良いのでしょうか。
インターネットサーバーでは　.（ドット）に意味がある為、サーバーのOSによってはアカウントへの利用が不可能な場合があります。また、以前は.（ドット）が利用出来るOSが限られていた為、趣味の問題ですが、IT業界では、.（ドット）の利用が無く、短いアカウントが多い気がします。

次ぎに実施する事がメールソフトの導入ですね。
パソコンは一人一台の時代、その為、個々に設定が必要です。

会社としてインストールして良いソフトが決まっていない場合、情報の流出やウイルスへの感染に弱いソフトまでインストールしてしまう方もいらっしゃるかも知れません。
まずは、メールソフトから指定していきましょう。

DCNでは、社内は勿論お客様にも、ネチケットを守りやすくウイルスにはかかりにくいBecky! Internet Mailをオススメしています。
無料のメールソフトでお仕事をされていらっしゃる方、多いです。しかしメールソフトのトラブルを笑っていられなくなった今だからこそ、メールソフトから考えてみませんか。

＜ネチケットもウイルスも安心、
　　　　　　　　　　　インターネット界標準?メールソフトBecky!＞
http://www.rimarts.co.jp/becky-j.htm

ベッキーの良さは少しずつお伝えしていきますね。