メールの学校

署名は、シグネチャ (signature) とも呼ばれています。メール本文の最後につける、名前や連絡先などの部分の事。通常メールソフトに予め保存しておき自動で付加されるように設定して利用します。

会社で気をつけたいのは内容と形式の２点

頂くメールには署名が無い場合も多々ありますが、送信者のメールアドレスを見ただけでは何方か判断出来ない場合も多く、不安材料となります。自分からイメージを悪くして損をしてしまわないように署名をつけましょう。

署名の中には、
会社のメールアドレスなのにURLが書いていなかったり。
メールアドレスの記載が無かったり。
そもそもお名前が書いていなかったり。
といった物が目立ちます。

営業マンの署名にURLが書いていないのではアピール不足ですし、送信者のメールアドレスはヘッダー情報に有るからとメールアドレスを書かないのでは返信以外のタイミングでメールを貰う際に一手間かけさせてしまいます。

署名は相手の為の物。自分だったら受け取ったメールに書いてあれば便利だなと思う内容は書くようにしましょう。

私が普段一番使っている署名はこちら
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         ディーシーエヌ 株式会社 : D.C.N. Corporation
       近田 恵美 / Emi Chikada / Chief Operating Officer   
       E-Mail : chikada@dcn.jp / URL : http://www.dcn.jp
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郵送物をお願いしたり、訪問頂くお願いをしたりすることは余り無いので住所は書いていません。インターネット業界の方には住所を入れていない方が多いかもしれませんね。
また、私は一番連絡がつきやすい方法がメールであり、電話を頂いても出られない事が多いので記載していません。

一番連絡がつきやすい方法は携帯への電話という方はその番号、急ぎの場合は携帯のメールへ連絡が欲しい場合はその旨なども書いておくとコミュニケーションがスムーズです。受信したメールを見ながらご自分の署名をもう一度見直してみて下さい。

２点目に見直して頂きたいのは形式、デザインです。
同じ会社の方からメールを頂いても、それぞれ違う形の署名という事があります。でも、名刺は同じデザインの物をお使いですよね。メールの署名もそれと同じ。ぱっと見て同じ形であれば、“あ～あの方と同じ会社の方なんだな”と分かりますが、別々の名刺を出されてしまうとイメージが違ってしまいます。

そこで、全社統一ではなくとも、部署毎には同じデザインの署名を使ったりと、バラバラに決めてしまっている状態は改善しましょう。名刺と同じだからという言い方なら皆さん納得して下さると思いますよ。

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署名はただつければ良い物では無いと言う事お分かり頂けましたでしょうか。

座右の銘やキャッチコピー、ニュースリリースなどアピールしたい事も入れる場合がありますが、本文よりも長い文章になってしまったり、同じ方に何度も同じニュースを送り続けてしまわないように細やかな心遣いを忘れずに♪