メールの学校

いつまでも“こちらこそ”“こちらこそ”“こちらこそ”と続ける必要はありませんが、最初のメールへの返信、又返信を頂いた事への返信くらいまでは返事をするように心がけて下さい。
誰だって、気持ちよくコミュニケーションしたいもの。無視は良くありませんよね。
#spamは別ですが。

さて、そのお返事、なかなか書かない方もいらっしゃいますが、、、インターネットは２４時間動き続けていますし、お手紙のように便せんを買ってこなくてはお返事が書けないといった事もありません。
得に仕事では【その日の内に返信】を心がけましょう。
私は、次の日には相手の方がその件で動けるように、遅くても［寝るまでには返信］を心がけています。

又、聞きっぱなし、言いっぱなしのメールもよく目にします。
メールは電話と手紙の中間。
この場合にはどっちと一緒にしたら‘良いコミュニケーション’かな？と考えるとステキなコミュニケーションが続けられると思います。

例えば、電話で何かを尋ねたら・・・
そのまま無言で電話を切りますか？
何か一言、分かったのか分からないのか、という事でも何か一言を言いますよね。
それと同じ。何かを聞いたら、分かりましたでも分からないので勉強してみますでも、次の一言が言える人でありたい物です。

皆さんは返信出来ていますか。

仕事柄自分が寂しい思いをする事も多いので、常に一言を心がけるようにしています。例えばインターネット通販で何かを購入する時にも備考欄に『宜しくお願い致します』と一言。
インターネットを通じていても人と人とのコミュニケーションで有る事を忘れないようにしていきたいものです。

件名（題名）は分かりやすい物にしましょう。

メールを受け取った方が最初に読む部分だからという事もありますが、後でまとめて返事を書く際にメールを探し出しやすく、又、検索をした際にその部分を見て判断出来るように、考えてつけた件名が親切です。

逆にメールを受け取った時点では意外と読まないのが件名欄。
件名から繋げるように文章を書き始めると相手に伝わり難くなります。件名に書いた内容も再度本文に書くように心がけて下さい。

受け取ったメールの件名はなるべく変更せずに返信しましょう。
どのメールに返事が来たのかが分かりやすくなります。

▼悪い件名
【ご連絡ありがとうございます】
【お見積書】
→誰から何についてのメールが来たのか不明です。メールアドレスや本文を見なくても内容が分かる件名にしましょう。
【○○です】
→お名前を件名とされるパターンです。題名から内容が把握出来ず緊急度が不明で、検索する際にも分かり難くなります。

▼良い件名
【○○お打ち合わせについて】
【○○についてお教え下さい】
【２２日○○申し込みの件】
→このように、内容が判断出来る件名を心がけるとメールコミュニケーションがスムーズになります。

お名前が題名になっている場合や、こんにちは等挨拶が件名になっている場合には、返信時に分かりやすい件名に変更した方が分かりやすい場合もあります。

今日受け取ったメールを見ながら早速件名をチェックしてみて下さい

署名は、シグネチャ (signature) とも呼ばれています。メール本文の最後につける、名前や連絡先などの部分の事。通常メールソフトに予め保存しておき自動で付加されるように設定して利用します。

会社で気をつけたいのは内容と形式の２点

頂くメールには署名が無い場合も多々ありますが、送信者のメールアドレスを見ただけでは何方か判断出来ない場合も多く、不安材料となります。自分からイメージを悪くして損をしてしまわないように署名をつけましょう。

署名の中には、
会社のメールアドレスなのにURLが書いていなかったり。
メールアドレスの記載が無かったり。
そもそもお名前が書いていなかったり。
といった物が目立ちます。

営業マンの署名にURLが書いていないのではアピール不足ですし、送信者のメールアドレスはヘッダー情報に有るからとメールアドレスを書かないのでは返信以外のタイミングでメールを貰う際に一手間かけさせてしまいます。

署名は相手の為の物。自分だったら受け取ったメールに書いてあれば便利だなと思う内容は書くようにしましょう。

私が普段一番使っている署名はこちら
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         ディーシーエヌ 株式会社 : D.C.N. Corporation
       近田 恵美 / Emi Chikada / Chief Operating Officer   
       E-Mail : chikada@dcn.jp / URL : http://www.dcn.jp
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郵送物をお願いしたり、訪問頂くお願いをしたりすることは余り無いので住所は書いていません。インターネット業界の方には住所を入れていない方が多いかもしれませんね。
また、私は一番連絡がつきやすい方法がメールであり、電話を頂いても出られない事が多いので記載していません。

一番連絡がつきやすい方法は携帯への電話という方はその番号、急ぎの場合は携帯のメールへ連絡が欲しい場合はその旨なども書いておくとコミュニケーションがスムーズです。受信したメールを見ながらご自分の署名をもう一度見直してみて下さい。

２点目に見直して頂きたいのは形式、デザインです。
同じ会社の方からメールを頂いても、それぞれ違う形の署名という事があります。でも、名刺は同じデザインの物をお使いですよね。メールの署名もそれと同じ。ぱっと見て同じ形であれば、“あ～あの方と同じ会社の方なんだな”と分かりますが、別々の名刺を出されてしまうとイメージが違ってしまいます。

そこで、全社統一ではなくとも、部署毎には同じデザインの署名を使ったりと、バラバラに決めてしまっている状態は改善しましょう。名刺と同じだからという言い方なら皆さん納得して下さると思いますよ。

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署名はただつければ良い物では無いと言う事お分かり頂けましたでしょうか。

座右の銘やキャッチコピー、ニュースリリースなどアピールしたい事も入れる場合がありますが、本文よりも長い文章になってしまったり、同じ方に何度も同じニュースを送り続けてしまわないように細やかな心遣いを忘れずに♪